Pisemna czy mailowa: jaka umowa przewozu zabezpieczy interesy firmy?

Umowę przewozu można zawrzeć pisemnie, mailowo, a nawet ustnie. Jednak im mniej formalną postać wybierzemy, tym większe ryzyko, że w razie sporu sądowego nie będziemy w stanie obronić naszych racji. Najlepszym zabezpieczeniem jest umowa w formie pisemnej, która nie jest tożsama ze zleceniem mailowym.

Formy zleceń transportowych: umowy

– Umowę przewozu można zawrzeć w kilku formach różniących się nośnikiem, sposobem złożenia oświadczenia oraz miejscem, w którym została zawarta. Niezależnie jednak od rodzaju, każda z form jest wiążąca dla obu stron – wskazuje Maurycy Kieruj, prawnik w TC Kancelarii Prawnej.

Zlecenie w formie pisemnej można napisać i podpisać odręcznie. Można tez je wydrukować, ale podpisać własnoręcznie przez obie strony i wymienić między nimi. Z kolei zlecenie w formie elektronicznej można zrównać z formą pisemną, o ile zostało zawarte przy użyciu podpisu z kwalifikowanym certyfikatem.

Zlecenie w formie dokumentowej to natomiast zlecenie podpisane własnoręcznie, ale wysłane tylko w formie skanu. Może być zawarte w treści maila, na giełdzie transportowej, poprzez sms lub podczas wideorozmowy. Zlecenie w formie ustnej, na przykład zawarte podczas rozmowy telefonicznej, może oznaczać istotne problemy dowodowe, aby wykazać fakt jego zawarcia czy jego postanowienia.

Jeśli pisemnie, to nie mailem. Umowy: dobre praktyki

Zlecenie podpisane własnoręcznie, ale wysłane drugiej stronie skanem, tylko pozornie ma formę pisemną. Każda ze stron otrzymuje plik z umową, ale kluczowy jest podpis na zleceniu i jego autentyczność.

– Skan zawiera graficzne odwzorowanie podpisu, a nie jego oryginał. Zatem do zawarcia umowy nie dochodzi w formie pisemnej, a dokumentowej – tłumaczy Maurycy Kieruj.

– Z formą pisemną mielibyśmy do czynienia, gdyby strony przesłały podpisany druk umowy między sobą pocztą tradycyjną.

Zlecenie mailowe? Zawsze ze skanem

Zawarcie zlecenia przewozowego w formie skanu (zdjęcia) podpisanego formularza umowy i przesłanie go mailem jest bezpieczniejsze, niż przesłanie zlecenia w treści maila. Wynika to z faktu, że komunikacja mailowa nie zawsze pozwala wskazać w sposób jednoznaczny, kto zawiera umowę. Mowa, na przykład, o sytuacji, gdy wymiana wiadomości odbywa się za pośrednictwem ogólnego adresu firmowego. Adres mailowy można też zarejestrować na zupełnie inny podmiot.

Skan umowy zawiera dane osoby, która ją podpisała. W razie sporu graficzne odwzorowanie podpisu na skanie można wykorzystać w sądzie do porównania z charakterem pisma osoby zidentyfikowanej jako podpisujący. Maurycy Kieruj zwraca także uwagę, że zawarcie umowy poprzez skan i przesłanie go mailem ma również inną istotną przewagę nad zleceniem w treści maila.

– Umowę tego rodzaju z reguły zawiera się na formularzu wygenerowanym przez stronę. Uwzględnia szereg postanowień dodatkowych, na których jej zależy. Zlecenia przewozu zawarte w treści maila najczęściej ograniczają się do niezbędnych elementów umowy przewozu, czyli trasy (miejsca załadunku i rozładunku), wynagrodzenia przewoźnika i określenia przesyłki – mówi ekspert TC Kancelarii Prawnej.

Formalnie – czyli bezpiecznie

Przedsiębiorca, który chce zabezpieczyć swoje interesy, powinien nalegać na zawarcie zlecenia transportowego w sposób formalny. Taki sposób umożliwia jasną identyfikację stron i zawiera szczegółowy opis zasad współpracy. Najlepszym wyborem będzie dokument spełniający kryteria umowy pisemnej lub mail z jego skanem, koniecznie opatrzony podpisami obu stron.