Mnogość procedur w przemyśle – czy ryzyka przewyższają korzyści?
Wyzwania związane ze złożonymi procedurami w przedsiębiorstwach
Wprowadzanie i utrzymanie złożonych procedur w przedsiębiorstwach, obejmujących zarówno regulacje z zakresu ESG, jak i inne dokumenty korporacyjne, staje się istotnym wyzwaniem. Przedsiębiorstwa przemysłowe muszą zmagać się z rosnącą liczbą procedur, co często prowadzi do problemów z ich przestrzeganiem. Orientacja w mnogich regulacjach, spamiętanie ich, a często również zrozumienie, stają się sporym wyzwaniem dla pracowników. To prowadzi do negatywnego nastawienia wobec wewnętrznych regulacji, braku chęci ich stosowania, poczucia zagubienia oraz braku zrozumienia dla celowości ich wdrażania. W konsekwencji procedury, jako zło konieczne, nie są należycie przestrzegane.
W związku z tym za niezbędne należy uznać odpowiednią systematykę regulacji, ich przejrzystość, czytelność oraz przystępność dla pracowników. Istotne jest także ciągłe szkolenie oraz budowanie odpowiedniej świadomości i poczucia odpowiedzialność wśród pracowników.
Konsekwencje nieprzestrzegania procedur w firmach
Procedury stanowią ważne narzędzie do zarządzania ryzykiem prawnym w przedsiębiorstwie. Dotyczy to zarówno obszaru compliance – czyli związanego z przestrzeganiem przepisów prawa – jak również ochrony przed nadużyciami ze strony pracowników.
Ignorowanie procedur może prowadzić do samowolnych działań poszczególnych osób, co z kolei oznacza utratę kontroli nad prawidłowym funkcjonowaniem organizacji. Poza karami administracyjnymi może to prowadzić do pogorszenia pozycji na rynku, osłabienia renomy firmy oraz pogorszenia relacji z inwestorami i kontrahentami. W niektórych przypadkach może to się również wiązać z osobistą odpowiedzialnością karną zarządu.
W rezultacie konsekwencje nieprzestrzegania procedur mogą być bardzo poważne. Co za tym idzie – mogą wpłynąć negatywnie na obecne funkcjonowanie i długoterminowe perspektywy firmy.
Możliwe rozwiązania dla problemu nadmiernej liczby procedur
Liczby procedur często nie da się ograniczyć. Dlatego kluczowym aspektem w takiej sytuacji jest to, aby pracownicy je znali, rozumieli, ale co równie istotne, chcieli ich przestrzegać, traktując je jako narzędzie ułatwiające ich pracę.
Osiągnięcie tego celu jest możliwe poprzez zastosowanie różnych metod. Pierwszym krokiem jest ograniczenie obszerności procedur poprzez skupienie się na najistotniejszych kwestiach. Właściwe określenie celu, jaki ma realizować dana procedura, pozwala na skupienie się wyłącznie na najważniejszych aspektach. Ważna jest też forma językowa, często prostszy język, bardziej hasłowe podejście oraz stosowanie wyliczeń w punktach, zamiast opisów. Pozwala to znacząco zmniejszyć ilość tekstu, dzięki czemu dokument będzie bardziej przystępny.
Kolejnym aspektem jest sformułowane regulacji w sposób klarowny i łatwy do zrozumienia, co ułatwi ich przyswojenie przez pracowników. W tym zakresie dokumenty muszą być przygotowywane z myślą o ich adresatach. Dla przykładu, stosowanie pojęć specjalistycznych, prawnych lub obcojęzycznych może być trudne do zrozumienia dla pracowników produkcyjnych.
Forma, w jakiej będą podane procedury, także odgrywa istotną rolę. Pracownicy muszą być w stanie łatwo zapamiętać opisane zasady. Dlatego ważne jest odpowiednie usystematyzowanie tekstu, korzystanie z kolorów, schematów działań i innych narzędzi ułatwiających zapamiętywanie. Pracownik musi też mieć możliwość szybkiego wyszukania informacji, aby móc łatwo sprawdzić standardy, gdy będzie to konieczne.
Pomocny może być tzw. legal design, czyli projektowanie regulacji z myślą o użytkownikach, co w praktyce oznacza tworzenie czytelnych, zrozumiałych i przystępnych dokumentów prawnych. Legal design łączy w sobie elementy designu oraz prawa. Ma on na celu ułatwienie zrozumienia i przyswojenia zasad oraz procedur przez jego użytkowników.
Dzięki wdrożeniu powyższych rozwiązań firmy mogą skuteczniej zarządzać swoimi procedurami, zapewniając pracownikom klarowne i łatwe do przestrzegania wytyczne. To będzie przyczyniać się do poprawy efektywności działania oraz minimalizacji ryzyka naruszeń i błędów.
Czytaj też >> Blisko 8 na 10 wiodących producentów maszyn produkuje maszyny efektywne energetycznie
Procedury w firmie a ich efektywność
Wdrażanie skutecznych procedur w firmach przemysłowych nie jest zadaniem łatwym, jednak jest to wysiłek wart podjęcia. Wymaga to dokładnego zbadania potrzeb, zrozumienia struktury i działania organizacji oraz właściwej oceny największych potrzeb i zagrożeń firmy. Warto poświęcić czas na wdrożenie efektywnych procedur, ponieważ korzyści z nich płynące mogą w znacznym stopniu wpłynąć na dalszy rozwój firmy.
Klarowne procedury usprawniają działanie firmy poprzez zapewnienie jasnych i zrozumiałych wytycznych, co przyczynia się do poprawy przejrzystości i działalności organizacji. Skuteczne procedury mają ponadto pozytywny wpływ na relacje z pracownikami. Pracując w warunkach, gdzie oczekiwania pracodawcy wobec pracownika są jasne, pracownicy mogą czuć się bardziej zmotywowani. Mogą również czerpać większą radość z pracy.
W związku z powyższym, wartość efektywnych procedur w firmie nie może być bagatelizowana. Warto zwrócić się do specjalistów o wsparcie w ułożeniu klarownych, zrozumiałych oraz skutecznych procedur. Należy to traktować jako inwestycję w przyszłość firmy oraz gwarant do bezpiecznego rozwoju biznesu.
Radca prawny Jacek Krzywania
Aplikant radcowski Wojciech Bernacki
Mogą zainteresować Cię również
Programista robotów: Gdzie pracować? Video z ekspertem.
Zapraszamy do obejrzenia drugiej części nagrania z ekspertką – Dobromiłą Włodarską (robotycy.com) na temat pracy programisty robotów przemysłowych.
Transformacja polskiego przemysłu stalowego na europejskim rynku stali. Długofalowe zmiany rynkowe w ujęciu historycznym, cz. II
Z artykułu dowiesz się: czy jest szansa na obniżenie energochłonności w hutach w Polsce; czy przemysł hutniczy inwestuje w innowacyjne rozwiązania;
Targi FASTENER POLAND® – eksperci branży elementów złącznych z całego świata znowu spotkają się w Krakowie
Targi FASTENER POLAND®, które 25-26 września odbędą się w EXPO Kraków, to jedyne międzynarodowe targi elementów złącznych organizowane w Europie Środkowo-Wschodniej. Od siedmiu lat Targi FASTENER POLAND® są kluczowym forum wymiany do...
Twarde anodowe powłoki tlenkowe na aluminium i jego stopach
Anodowanie (eloksacja, od „elektrolityczna oksydacja”) – to powierzchniowa obróbka metali polegająca na elektrolitycznym wytworzeniu warstwy tlenku. Anodowanie stosuje się głównie w stosunku do aluminium i jego stopów. Można je także stosować do niektórych odmian stali, tytan...
2025: kolejny rok walki o przetrwanie dla sektora TSL?
Rok 2024 miał być początkiem oddechu dla branży transportowo-spedycyjnej. Jednak rzeczywistość brutalnie zweryfikowała optymistyczne prognozy. Firmy logistyczne, a także transportowe i spedycyjne zmagają się z kryzysem finansowym, a przewidywania na 2025 rok nie przynoszą rewo...
Jakość procesu cięcia laserowego blach stalowych – wpływ zawartości krzemu i innych pierwiastków stopowych
Przeprowadzono analizę czynników i parametrów decydujących o jakości procesu cięcia laserowego. Zestawiono blachy stalowe o gwarantowanej przez producentów jakości cięcia laserowego laser grade steels. Opisano wpływ zawartości krzemu i innych pierwiastków stopowy...
Ciągłe wyciskanie na kole (Conform®) – proces i możliwości wyciskania stopów magnezu serii AZ
Ciągłe wyciskanie na kole to proces poddawany wielu badaniom naukowym. Tym razem przyglądamy się badaniom prowadzonym przez Sieć Badawczą Łukasiewicz. Z artykułu dowiesz się:
Współczesne trendy rozwojowe w obróbce skrawaniem
Obróbka skrawaniem w technologii maszyn zajmuje miejsce w grupie obróbki kształtowej – ubytkowej. Jest wiodącą techniką wytwarzania i na razie nic nie wskazuje na to, aby miało się to zmienić. Zastosowanie obróbki skrawaniem jest bardzo szerokie...
Sektor MŚP: brak umiejętności związanych z cyberbezpieczeństwem
Małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) są bardziej narażone na cyberataki niż większe firmy. Powodem nie jest niska świadomość czy luki w zabezpieczeniach, ale brak specjalistów ds. cyberbezpieczeństwa, który jest drugim największym wyzwaniem w tym obszarze. Dla porównania, wed...
Relacja ze szkolenia „Fotowoltaika na dachach płaskich”
12 września 2024 roku w Strykowie odbyło się szkolenie pt. „Fotowoltaika na dachach płaskich”, zorganizowane przez Stowarzyszenie DAFA. Było to pierwsze takie przedsięwzięcie w Polsce, poświęcone szczegółowym aspektom projektowania i realizacji instalacji fotowoltaicznych na d...
Cięcie plazmowe – analiza jakości powierzchni cięcia – cz. 1
W jakich okolicznościach cięcie plazmowe przynosi najwięcej korzyści? Sprawdzamy to w oparciu o badania naukowców z Górnośląskiego Instytutu Technologicznego oraz Politechniki Częstochowskiej. Z artykułu dowiesz się:
Mity w spawalnictwie: video z ekspertem. Część druga.
Serdecznie zapraszamy do obejrzenia drugiej części nagrania o mitach, które krążą w branży spawalniczej. O mitach spawalniczych opowiada ekspertka, Paulina Grabowska-Lisowska – Międzynarodowy Inżynier Spawalnik (IWE), inspektor, ...
Stale stosowane do budowy urządzeń i konstrukcji elektrowni jądrowych: rodzaje i wymagania jakościowe wg ASME i AFCEN
W obliczu planów budowy elektrowni atomowej w Polsce warto zapoznać się z wytycznymi dotyczącymi stosowanych przy tej budowie materiałów. Z artykułu dowiesz się:
Znamy laureatów nagrody Złoty Medal targów MODERNLOG 2024
Poznaliśmy produkty wyróżnione prestiżową nagrodą Złotego Medalu na targach Logistyki, Magazynowania i Transportu MODERNLOG 2024 oraz ITM INDUSTRY EUROPE 2024. Laureaci zawalczą teraz o Złoty Medal Wybór Konsumentów. W minionym tygod...
Konferencja PractiCORR 2025
Międzynarodowa konferencja PractiCORR 2025 to nowe wydarzenie, którego pomysłodawcą i organizatorem jest Polskie Stowarzyszenie Korozyjne. Konferencja PractiCORR 2025, której tematyka skupia się na praktycznych zagadnieniach ochro...
Uzasadniony optymizm na rynku magazynowym
Rok 2024 był dobrym czasem dla rynku przemysłowo-logistycznego. Po przyspieszonym rozwoju w czasie pandemii, sektor wrócił na ścieżkę konsekwentnego wzrostu. W tym roku przekroczyliśmy 33 mln mkw. całego zasobu powierzchni magazynowej w kraju, co stawia nas na piątym miejscu w...
Kalendarium wydarzeń
Relacje
OpenHouse 2024: z wizytą u TRUMPF Polska
TRUMPF Polska z sukcesem zorganizowała Dni Otwarte OpenHouse 2024, które odbyły się 12 i 13 września br. Wydarzenie przyciągnęło ponad 200 gości reprezentują...
Sprawdź więcejPolitechnika Krakowska ma nowe laboratorium
25 kwietnia na Wydziale Mechanicznym Politechniki Krakowskiej odbyło się uroczyste otwarcie Laboratorium Ultraprecyzyjnych Pomiarów Współrzędnościowych. &...
Sprawdź więcejSeminarium Obróbki Laserowej 22 marca 2024
22 marca 2024, podczas targów STOM, odbyło się Seminarium Obróbki Laserowej, organizowane przez Politechnikę Świętokrzyską. Zapraszamy do zapoznania się z fo...
Sprawdź więcejKonferencja „Stal, Metale, Nowe Technologie”
20 marca, drugiego dnia targów STOM, odbyła się konferencja „Stal, Metale, Nowe Technologie”, której organizatorem była redakcja portalu dlaprodukcji.pl i dw...
Sprawdź więcej