Mnogość procedur w przemyśle – czy ryzyka przewyższają korzyści?

Wyzwania związane ze złożonymi procedurami w przedsiębiorstwach

Wprowadzanie i utrzymanie złożonych procedur w przedsiębiorstwach, obejmujących zarówno regulacje z zakresu ESG, jak i inne dokumenty korporacyjne, staje się istotnym wyzwaniem. Przedsiębiorstwa przemysłowe muszą zmagać się z rosnącą liczbą procedur, co często prowadzi do problemów z ich przestrzeganiem. Orientacja w mnogich regulacjach, spamiętanie ich, a często również zrozumienie, stają się sporym wyzwaniem dla pracowników. To prowadzi do negatywnego nastawienia wobec wewnętrznych regulacji, braku chęci ich stosowania, poczucia zagubienia oraz braku zrozumienia dla celowości ich wdrażania. W konsekwencji procedury, jako zło konieczne, nie są należycie przestrzegane.

W związku z tym za niezbędne należy uznać odpowiednią systematykę regulacji, ich przejrzystość, czytelność oraz przystępność dla pracowników. Istotne jest także ciągłe szkolenie oraz budowanie odpowiedniej świadomości i poczucia odpowiedzialność wśród pracowników.

Konsekwencje nieprzestrzegania procedur w firmach

Procedury stanowią ważne narzędzie do zarządzania ryzykiem prawnym w przedsiębiorstwie. Dotyczy to zarówno obszaru compliance – czyli związanego z przestrzeganiem przepisów prawa – jak również ochrony przed nadużyciami ze strony pracowników.

Ignorowanie procedur może prowadzić do samowolnych działań poszczególnych osób, co z kolei oznacza utratę kontroli nad prawidłowym funkcjonowaniem organizacji. Poza karami administracyjnymi może to prowadzić do pogorszenia pozycji na rynku, osłabienia renomy firmy oraz pogorszenia relacji z inwestorami i kontrahentami. W niektórych przypadkach może to się również wiązać z osobistą odpowiedzialnością karną zarządu.

W rezultacie konsekwencje nieprzestrzegania procedur mogą być bardzo poważne. Co za tym idzie – mogą wpłynąć negatywnie na obecne funkcjonowanie i długoterminowe perspektywy firmy.

Możliwe rozwiązania dla problemu nadmiernej liczby procedur

Liczby procedur często nie da się ograniczyć. Dlatego kluczowym aspektem w takiej sytuacji jest to, aby pracownicy je znali, rozumieli, ale co równie istotne, chcieli ich przestrzegać, traktując je jako narzędzie ułatwiające ich pracę.

Osiągnięcie tego celu jest możliwe poprzez zastosowanie różnych metod. Pierwszym krokiem jest ograniczenie obszerności procedur poprzez skupienie się na najistotniejszych kwestiach. Właściwe określenie celu, jaki ma realizować dana procedura, pozwala na skupienie się wyłącznie na najważniejszych aspektach. Ważna jest też forma językowa, często prostszy język, bardziej hasłowe podejście oraz stosowanie wyliczeń w punktach, zamiast opisów. Pozwala to znacząco zmniejszyć ilość tekstu, dzięki czemu dokument będzie bardziej przystępny.

Kolejnym aspektem jest sformułowane regulacji w sposób klarowny i łatwy do zrozumienia, co ułatwi ich przyswojenie przez pracowników. W tym zakresie dokumenty muszą być przygotowywane z myślą o ich adresatach. Dla przykładu, stosowanie pojęć specjalistycznych, prawnych lub obcojęzycznych może być trudne do zrozumienia dla pracowników produkcyjnych.

Forma, w jakiej będą podane procedury, także odgrywa istotną rolę. Pracownicy muszą być w stanie łatwo zapamiętać opisane zasady. Dlatego ważne jest odpowiednie usystematyzowanie tekstu, korzystanie z kolorów, schematów działań i innych narzędzi ułatwiających zapamiętywanie. Pracownik musi też mieć możliwość szybkiego wyszukania informacji, aby móc łatwo sprawdzić standardy, gdy będzie to konieczne.

Pomocny może być tzw. legal design, czyli projektowanie regulacji z myślą o użytkownikach, co w praktyce oznacza tworzenie czytelnych, zrozumiałych i przystępnych dokumentów prawnych. Legal design łączy w sobie elementy designu oraz prawa. Ma on na celu ułatwienie zrozumienia i przyswojenia zasad oraz procedur przez jego użytkowników.

Dzięki wdrożeniu powyższych rozwiązań firmy mogą skuteczniej zarządzać swoimi procedurami, zapewniając pracownikom klarowne i łatwe do przestrzegania wytyczne. To będzie przyczyniać się do poprawy efektywności działania oraz minimalizacji ryzyka naruszeń i błędów.

Czytaj też >> Blisko 8 na 10 wiodących producentów maszyn produkuje maszyny efektywne energetycznie

Procedury w firmie a ich efektywność

Wdrażanie skutecznych procedur w firmach przemysłowych nie jest zadaniem łatwym, jednak jest to wysiłek wart podjęcia. Wymaga to dokładnego zbadania potrzeb, zrozumienia struktury i działania organizacji oraz właściwej oceny największych potrzeb i zagrożeń firmy. Warto poświęcić czas na wdrożenie efektywnych procedur, ponieważ korzyści z nich płynące mogą w znacznym stopniu wpłynąć na dalszy rozwój firmy.

Klarowne procedury usprawniają działanie firmy poprzez zapewnienie jasnych i zrozumiałych wytycznych, co przyczynia się do poprawy przejrzystości i działalności organizacji. Skuteczne procedury mają ponadto pozytywny wpływ na relacje z pracownikami. Pracując w warunkach, gdzie oczekiwania pracodawcy wobec pracownika są jasne, pracownicy mogą czuć się bardziej zmotywowani. Mogą również czerpać większą radość z pracy.

W związku z powyższym, wartość efektywnych procedur w firmie nie może być bagatelizowana. Warto zwrócić się do specjalistów o wsparcie w ułożeniu klarownych, zrozumiałych oraz skutecznych procedur. Należy to traktować jako inwestycję w przyszłość firmy oraz gwarant do bezpiecznego rozwoju biznesu.

Radca prawny Jacek Krzywania
Aplikant radcowski Wojciech Bernacki

Galeria