Mnogość procedur w przemyśle – czy ryzyka przewyższają korzyści?

W świetle rosnącej złożoności procedur operacyjnych przedsiębiorcy przemysłowi napotykają na coraz większe trudności w efektywnym zarządzaniu swoimi firmami.

Mnogość regulacji prawnych oraz złożone procedury wewnętrzne sprawiają, że codzienna działalność biznesowa staje się coraz większym wyzwaniem. Raport przeprowadzony przez naszą kancelarię prawną wskazał na istotny problem: poziom skomplikowania procedur jest dla wielu przedsiębiorców przeszkodą, której nie potrafią pokonać.

Z artykułu dowiesz się:

• jakie prawne wyzwania niesie za sobą raportowanie ESG;
• jak ułatwić sobie korzystanie z regulacji i stosowanie się do nich.
• dlaczego nadzór nad procedurami prawnymi jest tak ważny i czym może grozić jego brak;

Zbliża się okres raportowania ESG, czyli oceny wpływu przedsiębiorstwa na środowisko, społeczeństwo i ład korporacyjny, powstają kolejne wymagania. Co za tym idzie – dalsze standardy, procedury i schematy działań organizacyjnych, co dodatkowo komplikuje sytuację.

W niniejszym artykule postanowiliśmy przyjrzeć się bliżej temu problemowi, starając się zrozumiale przedstawić jego naturę oraz proponowane rozwiązania. Naszym celem jest dostarczenie praktycznych wskazówek, które pomogą przedsiębiorcom lepiej zrozumieć ten problem, a co za tym idzie – przełożyć to na efektywne zarządzanie procedurami, eliminując zbędne ryzyko oraz poprawiając efektywność działania ich firm.

W kolejnych częściach artykułu omówimy przyczyny problemu oraz konkretne kroki, które przedsiębiorcy przemysłowi mogą podjąć, aby sobie z nim poradzić.

Wzrost liczby procedur – wyzwanie dla rozwijających się przedsiębiorstw

Rozwijające się przedsiębiorstwa stanowią ważny element gospodarki. Jednak ich wzrost często idzie w parze z rosnącą liczbą procedur, których wdrożenie, a następnie przestrzeganie, może przysporzyć problemów. Wymaganych regulacji jest wiele. Same przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania regulaminów pracy i wynagradzania, dokumentacji RODO, procedur dotyczących sygnalistów itp. Do tego dochodzą kwestie związane z ładem korporacyjnym, compliance, dalsze kwestie pracownicze, sprawy związane z organizacją przedsiębiorstwa, obiegiem dokumentów, zarządzaniem ryzykiem, przeciwdziałaniem korupcji, na procesach produkcyjnych kończąc. W miarę rozwoju przedsiębiorstw wszelkie schematy działań stają się też coraz bardziej złożone.

Procedury to nie tylko wewnętrzna organizacja. Wiele z nich może również wpływać na reputację firmy oraz jej relacje z klientami, dostawcami i innymi interesantami. Rola procedur to zatem zapewnienie właściwego działania przedsiębiorstwa, ale również gwarant dla zarządu, właścicieli i inwestorów, że przedsiębiorstwo spełnia odpowiednio wysokie standardy.

Tu trzeba również pamiętać, że od procedur zależy bezpieczeństwo prawne firmy. Wadliwe wytyczne dla pracowników mogą prowadzić do naruszeń przepisów prawa, utraty bezpieczeństwa informacji poufnych czy nadużyć ze strony pracowników. Warto przypomnieć, że kara za samo naruszenie przepisów RODO może wynieść do 20 mln euro lub 4% całkowitego rocznego obrotu firmy z poprzedniego roku. Dlatego też coraz większe znaczenie ma skuteczne zarządzanie procedurami oraz ciągłe doskonalenie i upraszczanie istniejących procesów, w celu zapewnienia płynnego i bezpiecznego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Wyzwania raportowania ESG

ESG to skrót od Environmental, Social, and Governance, czyli aspekty działalności przedsiębiorstw dotyczące środowiska, kwestii społecznych oraz ładu korporacyjnego. Są to kluczowe kryteria zrównoważonego rozwoju. Wprowadzenie wymagań z zakresu ESG nakłada na firmy obowiązek raportowania niefinansowego, obejmującego działania we wskazanych obszarach. Przedsiębiorstwa muszą dostosować się do nowych regulacji. To wymaga wdrażania kolejnych procedur, takich jak polityki środowiskowe, kodeksy etyczne, procedury antykorupcyjne czy polityki zapewniające równowagę między pracą a życiem prywatnym pracowników.

W Polsce obowiązkiem raportowania niefinansowego finalnie będzie objęte kilka tysięcy firm. Jednak w praktyce dotknie to większości podmiotów działających na rynku. Zgodnie z nowymi regulacjami firmy objęte obowiązkiem, raportując wyniki swoich działań, muszą uwzględnić łańcuch wartości. To wymaga zbierania danych, na przykład o emisji gazów cieplarnianych od ich partnerów biznesowych. W ten sposób, choć pośrednio, małe i średnie przedsiębiorstwa będą podlegać wymaganiom raportowania ESG.

Wprowadzenie wymagań ESG wymusza na firmach nie tylko przejrzystość w raportowaniu, ale również skuteczne wdrażanie nowych procedur. Mają one na celu zapewnienie zgodności z normami zrównoważonego rozwoju. Jednym z kluczowych aspektów jest implementacja polityk środowiskowych, które mają na celu ograniczenie wpływu działalności firmy na środowisko naturalne oraz promowanie działań proekologicznych.

Ponadto nowe wymagania ESG wymagają od przedsiębiorstw ustanowienia systemów wartości, które będą stanowiły fundamenty dla ich działań biznesowych. Takie działania nie tylko określają standardy postępowania pracowników, ale również budują zaufanie klientów, inwestorów czy społeczności lokalnych.

W kontekście walki z korupcją przedsiębiorstwa muszą wprowadzić skuteczne procedury antykorupcyjne, które zapewnią przeciwdziałanie nieetycznym praktykom oraz zminimalizują ryzyko korupcji. Dodatkowo, istotnym elementem nowych wymagań są procedury zgłoszeń dla sygnalistów. Mają one na celu umożliwienie pracownikom bezpiecznego zgłaszania wszelkich nieprawidłowości i naruszeń.

Wdrażanie wymagań dotyczących ESG oznacza również konieczność dostosowania ładu korporacyjnego do nowych standardów, zapewniając transparentność w zarządzaniu oraz odpowiedzialność zarządu przed akcjonariuszami i społecznością. Ponadto polityki zapewniające work-life balance stają się coraz ważniejsze. Odpowiednio zmotywowani pracownicy stanowią kluczową wartość firmy, ale również aspekt, na który coraz częściej zwracają uwagę inwestorzy.

Wprowadzenie tych nowych procedur wymaga nie tylko odpowiednich działań ze strony przedsiębiorstw, ale także zaangażowania zarządu, pracowników czy też dostawców. Tylko w ten sposób można skutecznie zrealizować cele zrównoważonego rozwoju i odpowiedzialnego biznesu.

Galeria