KSeF, czyli e-faktury. Co to oznacza w praktyce dla biznesu?

Z artykułu dowiesz się:

• kto będzie zobligowany do wystawienia e-faktury;
• o czym warto pamiętać, korzystając z KSeF;
• jak przygotować się do zmian w organizacji procesu fakturowania.

Ministerstwo Finansów opracowało strategię rozwoju, która zakłada wiele nowości, m.in. wprowadzenie systemu e-Faktur. Czy będzie to prawdziwa rewolucja?

Ministerstwo Finansów w swojej strategii rozwoju opracowanej na lata 2021-2024 wyznaczyło cztery główne kierunki działań. Pierwszy z nich dotyczy zapewnienia stabilnych finansów publicznych. Drugi jest związany z klientocentrycznością. Trzeci realizuje wspieranie rozwoju krajowego systemu finansowego. Ostatni dotyczy wzmacniania zdolności organizacji do skutecznej realizacji działań. W ramach drugiego celu zostały wyszczególnione takie priorytety jak:

• prosty i przyjazny system podatkowy,
• automatyzacja i digitalizacja usług,
• podnoszenie świadomości oraz wiedzy obywateli i przedsiębiorców w zakresie finansów i podatków.

Idąc dalej, w ramach realizacji prostego i przyjaznego systemu podatkowego zostaną wprowadzone działania związane z:

• odbiurokratyzowaniem systemu podatkowego,
• ujednolicaniem interpretacji przepisów prawa podatkowego,
• wsparciem podatnika w wykonywaniu obowiązków podatkowych,
• wprowadzeniem krajowego systemu e-Faktur (zmniejszenie obciążeń podatników).

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur do polskiej rzeczywistości podatkowego jest naturalną konsekwencją realizacji strategii opracowanej przez Ministerstwo Finansów.

Czym jest KSeF?

KSeF to nic innego jak platforma informatyczna, za pomocą której będzie możliwe wysłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych między podatnikami VAT.

Pojęcie „faktury ustrukturyzowanej” zostało wprowadzone do przepisów ustawy VAT. Jest rozumiane jako faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

E-faktura jest wystawiona w formacie XML i jest zgodna ze strukturą logiczną opracowaną przez Ministerstwo Finansów. Obecnie MF opublikowało już dwie schemy e-faktury FA (1) oraz FA (2). Aby poprawie wystawić e-fakturę oraz wysłać ją na platformę KSeF, musi ona być zgodna pod kątem technicznym ze schemą dedykowaną fakturze ustrukturyzowanej. Inaczej nie zostanie przepuszczona przez bramkę MF. Jest to podobny mechanizm działania jak w przypadku plików JPK_VAT. Naturalnie poza aspektami technicznymi faktura powinna zawierać prawidłowe dane odzwierciedlające stan faktyczny w celu udokumentowania transakcji.

Kto będzie zobligowany do wystawienia e-faktury?

Obecnie reżim przesyłania faktur ustrukturyzowanych jest w fazie dobrowolnej dla podatników. Oznacza to tyle, że każdy podatnik obowiązany przepisami ustawy VAT do wystawienia faktury może zdecydować, czy wystawia e-faktury w KSeF. Natomiast w przypadku odbioru faktury z KSeF przez nabywcę wymagana jest odrębna akceptacja odbiorcy faktury ustrukturyzowanej. Może dojść do sytuacji, kiedy sprzedawca wystawia e-fakturę mimo braku zgody nabywcy. Dostarcza ją odbiorcy na dotychczasowych uzgodnionych zasadach między stronami.

W trybie fakultatywnym podatnik ma możliwość wystawiania wszystkich faktur w KSeF lub tylko części. Natomiast sytuacja zmieni się diametralnie w momencie wejścia w życie obowiązkowego korzystania z KSeF. Zgodnie z decyzją Komisji Unii Europejskiej obligatoryjny KSeF mógłby zacząć obowiązywać już od stycznia 2024 roku. Niemniej jednak w toku konsultacji społecznych termin ten został przesunięty do 1 lipca 2024 r. Obowiązek wystawiania e-faktur będzie leżał na podmiotach posiadających siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Ponadto ustawodawca wprowadził kilka wyjątków dla wybranych grup podatników.

KSeF od 1 stycznia 2025 r. będzie obowiązywał podatników:

• zwolnionych podmiotowo, tzw. drobni przedsiębiorcy,
• wykonujących wyłącznie czynności zwolnione na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wykonawczych.

Dodatkowo podatnicy wystawiający faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących nie będą mieli już takiej możliwości od 1 stycznia 2025 r. To wiąże się z niemożliwością wystawiania paragonów z NIP do kwoty 450 PLN.

Warto również pamiętać o tym, że faktury wystawione dla osób fizycznych [B2C] nie są wysyłane do KSeF, co zostało zmodyfikowane przez MF względem pierwotnych założeń funkcjonowania systemu.

Jak będą wyglądać e-faktury?

Dziś w obecnym brzmieniu przepisów do obiegu dopuszczone są trzy formy faktur: papierowe, elektroniczne oraz faktury ustrukturyzowane. W przypadku faktur papierowych nikt nie ma wątpliwości, jaką mają postać. Faktury elektroniczne mogą mieć postać pliku PDF, który został dostarczony drogą elektroniczną pomiędzy sprzedawcą i nabywcą.

Jednak większe wątpliwości budzi wygląd faktury ustrukturyzowanej, czy będzie analogiczny do faktury papierowej lub elektronicznej?

Faktura ustrukturyzowana będzie miała format XML zgodny ze schemą e-Faktury opublikowanej w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP. Oznacza to, że bez odpowiedniego programu nie będzie się dało ani wystawić takiej faktury, ani prawidłowo jej odczytać. Jedynym wyjściem jest konieczność korzystania z programu udostępnionego przez Ministerstwo Finansów lub programy komercyjne.

Zmianę można porównać do wyparcia deklaracji VAT deklaracją JPK_VAT. Deklaracja VAT-7 była typowym formularzem do uzupełnienia w postaci PDF. Jednak obecnie już nie obowiązuje i wszystkie zawarte w niej informacje są w pliku JPK_VAT. Część programów księgowych prawdopodobnie będzie posiadać funkcję przekształcenia danych z formatu XML e-faktury (przypominającego bardziej kod programowy niż formularz) na wizualizacje w PDF. Jednak często samo wygenerowanie e-faktury zgodnej ze schemą z globalnych systemów ERP może stanowić trudność. W przypadku e-faktury część danych podstawowych, jak wystawca, nabywca, data faktury itp., jest łatwa do sczytania z formatu XML. Jednak gdy na fakturze pojawi się dużo danych, plik staje się nieczytelny.

Schema e-faktury

Schema faktury ustrukturyzowanej jest bardziej rozbudowana niż schema plików JPK_VAT. Zawiera dużo więcej szczegółów. Zatem występuje obawa, że nawet dla osób zajmujących się księgowością zawodowo faktura w formacie XML będzie nie lada wyzwaniem.

E-faktura zawiera kilka głównych modułów, które będą wymagały uzupełnienia w zależności od działalności podatnika, przedmiotu sprzedaży itp. Strukturę tę przedstawiono na rys. 1.

Nie wszystkie moduły e-faktury są obligatoryjne, do modułów dobrowolnych należą np. moduł logistyczny oraz moduł płatności. Jednak w praktyce biznesowej często informacje zawarte na fakturach dotyczące transportu towarów są istotne i strony transakcji wymagają, aby były widoczne. Podobnie jest z danymi do płatności. W każdym module są pola obligatoryjne oraz fakultatywne, dane w sekcjach obligatoryjnych muszą zostać wypełnione, gdyż w przeciwnym przypadku faktura nie zostanie zwalidowana i dostarczona do KSeF na czas.

Kiedy przesłać e-faktury do KSeF?

Przyjęto zasadę ogólną, że podatnicy są obowiązani wystawać faktury przy użyciu KSeF, poza wyjątkami wyżej już wskazanymi. Po 1 lipca 2024 r. fakturą zatem będzie wyłącznie faktura ustrukturyzowana z przydzielonym numerem KSeF, czyli numerem nadanym po dostarczeniu e-faktury na platformę. Otrzymanie numeru KSeF oraz UPO będzie tożsame z prawidłowym dostarczeniem e-faktury i potwierdzeniem jej wejścia do obiegu prawnego. Od tego momentu nabywca będzie miał e-fakturę do swojej dyspozycji i będzie mógł ją pobrać.

Przedsiębiorcy nadal będą wystawiać faktury w swoim systemie księgowanym z zachowaniem ciągłości numeracji. KSeF będzie rejestrował datę dostarczenia tożsamą z datą wystawienia faktury w KSeF. Data ta może się różnić od daty wystawienia faktury w systemie księgowym. Podatników w dalszym ciągu obowiązują terminy wystawiania faktur zawarte w przepisach, a ustawodawca nie określa daty wysłania e-faktury do KSeF.

Wydaje się, że jak najszybsze wysłanie e-faktury do KSeF już wystawionej w ERP jest w gestii podatnika, ponieważ od momentu dostarczenia faktury do nabywcy może zostać ona procedowana przez nabywcę oraz opłacona. Problematyczne mogą się okazać faktury wystawione w walucie obcej, zawierające przeliczenie podatku VAT na polskie złote. Dlatego też ustawodawca wskazał termin na dostarczenie faktury wystawionej w obcej walucie do KSeF najpóźniej następnego dnia po jej wystawieniu w systemie księgowym. Chodzi tutaj o zachowanie zastosowanego kursu walutowego dla przeliczenia podatku VAT na e-fakturze. W przeciwnym razie może istnieć konieczność wystawienia faktury korygującej w celu zastosowania właściwego kursu walutowego.

Rozwiązania na wypadek awarii

Minerstwo Finansów zaproponowało w przepisach również rozwiązania na wypadek awarii systemu KSeF oraz awarii systemów po stronie podatnika. Należy śledzić komunikaty w BIP o braku prawidłowego działania KSeF. W takiej sytuacji przesłać fakturę do KSeF w ciągu 7 dni od ustąpienia awarii. W przypadku awarii systemu po stronie podatnika, kiedy nie będzie mógł on wystawić faktury ustrukturyzowanej, wystawia fakturę opatrzoną kodem weryfikacyjnym i przesyła do nabywcy poza KSeF w sposób z nim uzgodniony. Dzięki temu wystawiona faktura zostaje przesłana do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego.

Mówiąc o przesyłaniu faktury do KSeF, nie można pominąć aspektów związanych z uprawnieniami do KSeF dla osób wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i osób z zewnątrz, np. dla biura rachunkowego, które będą posiadać uprawnienia do wysyłania faktur, odbierania faktur, zarządzania uprawnieniami. MF wydało wzór upoważnienia ZAW-FA służącego do nadawania uprawnień dla firm oraz osób fizycznych.

Trudno również nie wspomnieć o wysokich karach. Kary będą grozić podatnikom od 1 stycznia 2025 r. za uchylanie się od obowiązku wysyłania e-faktur do KSeF. W razie niewystawienia faktur zgodnie ze wzorcem oraz niewprowadzenia faktur do KSeF organ nakłada karę w wysokości do 100% VAT na fakturze.

O czym warto pamiętać, korzystając z KSeF?

• wszystkie e-faktury przesłane przez KSeF mają status oryginału,
• fakturę wprowadzoną do KSeF można skorygować poprzez wystawienie korekty wprowadzonej przez KSeF. To oznacza, że wewnętrzne anulacje nie będą miały miejsca,
• faktura przesłana do KSeF to faktura wprowadzona do obiegu prawnego,
• KSeF zapewnia autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury elektronicznej. Faktury będą przechowywane w KSeF przez 10 lat,
• do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur. Nie będzie istniała możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF,
• noty korygującej nie będzie można wystawić za pomocą KSeF, jest to dokument wymagający zgody obu stron,
• brak warunku posiadania określonej dokumentacji [art. 29a] w przypadku gdy podatnik wystawia faktury korygujące przy zastosowaniu KSeF,
• faktury korygujące in minus po stronie podatku naliczonego [art. 86] będą ujmowane w miesiącu ich otrzymania. Podatnik będzie miał obowiązek rozliczyć korektę w miesiącu otrzymania.

Z uwagi na złożoność procesu synchronizacji KSeF z systemami księgowymi, wymagania techniczne oraz ilość danych, które musi zawierać faktura ustrukturyzowana, warto dobrze wykorzystać niecały rok, jaki pozostał do wdrożenia obowiązkowego KSeF, aby jak najlepiej przygotować organizację na cyfrową rewolucję w fakturowaniu.

Jak przygotować się do zmian w organizacji procesu fakturowania?

W pierwszej kolejności należy zbadać istniejące procesy organizacji. Przede wszystkim ustalić, jak wygląda proces fakturowania obecnie oraz jakie działy angażują się w jego obsługę.

Oczywiste jest, że najtrudniejszym etapem będzie wprowadzenie e-faktur pod kątem merytorycznym i technicznym. Wyzwaniem będzie też zadbanie o prawidłowy obieg faktur sprzedażowych, jak i zakupowych.

Bez wątpienia wprowadzenie KSeF to prawdziwa rewolucja w fakturowaniu. Warto więc dokładnie wiedzieć, jakie wymagania należy spełnić, aby cały proces był zgodny z wymogami Ministerstwa Finansów.

E-faktury – jak przeprowadzić wdrożenie?

Faktura ustrukturyzowana ma specyficzne wymagania w zakresie jej wystawiania, formy, obiegu i zakresu danych w niej zawartych. Zapoznanie się z przepisami oraz schemą e-faktury opublikowaną przez Ministerstwo Finansów jest bardzo istotne dla procesu wprowadzenia tego rozwiązania w organizacji oraz zrozumienia działania Krajowego Systemu e-Faktur. Na tym etapie warto skorzystać z szerokiej oferty szkoleniowej oraz wsparcia firmy doradztwa podatkowego. Firma taka nie tyko wesprze w przygotowaniu całego procesu, ale odpowie na wszelkie pytania i wątpliwości. Pomoże też w identyfikacji ryzyka podatkowego.

Kolejnym punktem o wysokiej ważności jest zweryfikowanie danych posiadanych w systemie księgowym. Większość firm korzysta z komercyjnych programów księgowych. Niestety nie wszystkie są i będą dostosowane do korzystania z KSeF. Wymagają modyfikacji lub specjalnych wtyczek, które pozwolą na generowanie e-faktur w nowym formacie. Po analizie wymagań dotyczących procesu oraz przepisów podatkowych warto: jak najszybciej rozpocząć proces wdrożenia, wykonać analizę brakujących danych w systemie księgowym, które mogą być potrzebne do poprawnego wystawienia e-faktury oraz ustalić obieg i akceptację dokumentów przed wysłaniem do KSeF lub pobraniem faktur zakupowych z KSeF.

Sposób wysyłania e-faktury do systemu

Istotną kwestią, zwłaszcza dla podmiotów operujących na globalnych systemach ERP, jest ustalenie sposobu wysyłania e-faktur do KSeF, formatu plików generowanych z systemu [Excel, CSV, XML], aby ostatecznie wystawić e-faktury w prawidłowym formacie i bez problemu dostarczyć do KSeF w wymaganym terminie. Istotne są również odbiór faktur kosztowych z KSeF i wczytanie ich do systemu ERP.

We wdrożeniu KSeF, szczególnie w dużych organizacjach, z pewnością pomoże stworzenie zespołu projektowego odpowiedzialnego za wprowadzenie jak również przejście przez proces implementacji nowego rozwiązania w firmie. Z uwagi na złożoność procesu warto zaangażować pracowników z działów finansowo-księgowych, podatkowych, IT oraz innych mających udział w procesie fakturowania. W zależności od wyglądu procesu konieczne może również okazać się zaangażowanie działów sprzedaży lub obsługi klienta. Im więcej punktów widzenia, tym łatwiej zidentyfikować ryzyka i ułożyć nowy proces. Powinien on sprawnie funkcjonować już przed 1 lipca 2024 r. Testy i weryfikacja wprowadzanych zmian pomogą wprowadzić odpowiednie aktualizacje jeszcze przed 1 lipca 2024 r.

Czytaj też >> Wellbeing – nadzieje na poprawę

Adaptacja danej organizacji do nowych wytycznych w zależności od jej wielkości będzie trwać od kilku do kilkunastu miesięcy. Dlatego też ustalenie etapów wdrożenia oraz konkretne terminy ich realizacji, szkolenia dla pracowników a także być może nowe ustalenia z kontrahentami, które wymagają doprecyzowania, nie mogą czekać.

Anna Szafraniec
CEE VAT Compliance Director
Piotr Gzik
IT Director
ASB Group
napisz do autora: aszafraniec@asbgroup.eu

Galeria