Transport wczoraj i dziś – jak technologie zmieniły procesy w firmach przez ostatnie 10 lat?

Można powiedzieć, że transport przeszedł cichą rewolucję technologiczną, która jest obecna na każdym etapie prowadzenia działalności. Narzędzia dla transportu, które kiedyś były wykorzystywane w niewielkim stopniu ze względu na techniczne ograniczenia – dziś wiodą prym w skutecznym zarządzaniu firmą.

Telefon, który był podstawowym narzędziem spedytora do komunikacji z kierowcą stał się obecnie wyłącznie alternatywą. Cała komunikacja odbywa się na poziomie telematyki zintegrowanej z systemami TMS. Wykresówki niezbędne do analizy czasu pracy kierowców zostały zastąpione zdalnym pobieraniem danych. Co jeszcze zmieniło się w transporcie na przełomie dekady i dlaczego nie wyobrażamy sobie obsługi zleceń bez pomocy dedykowanych rozwiązań?

Niekończące się rozmowy telefoniczne

Prowadzenie firmy transportowej 10 lat temu było o wiele bardziej analogowe, niż obecnie. Choć systemy geolokalizacji pojazdów stanowiły już wtedy całkiem popularne rozwiązanie, to jednak były w mniejszym stopniu wykorzystywane ze względu, m.in. na wysokie opłaty internetu, zwłaszcza za granicą. Do komunikacji z kierowcami służyły głównie połączenia telefoniczne i SMS-y, co było czasochłonne i generowało znaczne koszty.

 – Choć systemy GPS były już używane przez przedsiębiorstwa transportowe to ograniczały się one do podstawowych funkcji lokalizacji pojazdu. Oznacza to, że nie posiadały one możliwości, m.in. dotyczących kontroli czasu pracy oraz jazdy kierowców, zdalnego odczytu danych z kart kierowców czy tachografów. To wiązało się z wykonywaniem szeregu innych czynności operacyjnych przez spedytorów czy dystrybutorów, by uzyskać niezbędne informacje. Nieodłącznym elementem ich pracy był telefon, który stanowił główne źródło komunikacji z kierowcą w trasie. Z mojego doświadczenia wynika, że obecne możliwości integracji rozwiązań technologicznych dla transportu pozwalają zaoszczędzić spedytorom sporo czasu i dziesiątki telefonów, wykonywanych w przeszłości w ciągu dnia, które sumarycznie mogły się składać nawet na około 4-5 godzin dziennie rozmów z kierowcą – komentuje Krzysztof Manys, ekspert Inelo z Grupy Eurowag.

Mapy, whiteboardy i excel, czyli obsługa zleceń w przeszłości

Obieg dokumentacji transportowej dekadę temu znacznie różnił się od dzisiejszych standardów. Systemy TMS służące, m.in. do koordynacji obsługi zleceń transportowych były już dostępne na rynku, jednak korzystały z nich głównie większe przedsiębiorstwa. Mniejsze firmy częściej używały wszelkiego rodzaju tabel, arkuszy kalkulacyjnych w excelu lub papierowych notatników.

– Na tamten moment systemy klasy TMS były już popularne, ale stosowano je głównie do prowadzenia kartoteki kierowców, rejestracji zleceń przez własną flotę i wystawiania faktur sprzedażowych dla kontrahentów. Z kolei przy organizacji transportu znacznie częściej posługiwano się narzędziami typu wiadomości e-mail, telefon, mapy czy whiteboardy, na których zapisywano planowane zlecenia i ustalono ich harmonogram. Z kolei analiza opłacalności transportu odbywała się głównie za pomocą narzędzi typu excel. Warto jednak dodać, że nie zawsze była wykonywana przez firmy. W przeszłości nie analizowano tak dokładnie zysków i strat, co aktualnie jest niezbędne do prowadzenia przedsiębiorstwa transportowego z powodzeniem – zaznacza Krzysztof Manys.

Przeczytaj również: Czy nowe regulacje prawne wyeliminują problemy w polskiej branży transportowej?

Wykresówki podstawą do rozliczania czasu

Rozliczanie czasu pracy kierowców w przeszłości opierało się na danych, pochodzących z wykresówek tzw. tarczek, używanych w tachografach analogowych, które montowano w pojazdach do maja 2006 roku.

– Tarcze analogowe z 28 poprzednich dni należało przechowywać w pojeździe, co zdecydowanie miało wpływ na rozliczenie kierowców. Dane te analizowano z opóźnieniem, a tarcze należało zeskanować i ręcznie wprowadzać do odpowiedniego oprogramowania. Co więcej, jeśli firma transportowa korzystała z usług outsourcingowych to niezbędne dokumenty przewoźnik musiał dostarczyć osobiście lub kurierem. Warto dodać, że rozliczanie czasu pracy kierowców zmieniło się od 2006 roku, kiedy to w nowych pojazdach zaczęły obowiązywać tachografy cyfrowe, a dane zapisywały się już na karcie kierowcy. Proces ten już w większym stopniu zautomatyzowano, ale również nie był do końca skuteczny. Kierowca po powrocie z trasy musiał sczytać wszystkie zapisane informacje, a nie zawsze było to możliwe z końcem miesiąca, przez co mogły występować opóźnienia w naliczaniu wynagrodzenia – komentuje Kamil Wolański, ekspert Inelo z Grupy Eurowag.

Galeria