Firmy coraz odpowiedzialniej podchodzą do obrotu danymi i e-dokumentami
W latach 2018–2023 zainteresowanie podpisem elektronicznym na polskim rynku zwiększyło się trzykrotnie. Tak wynika z badań przeprowadzonych na zlecenie KIR i ZBP. Polscy przedsiębiorcy coraz powszechniej korzystają też z e-pieczęci, czyli kolejnego narzędzia do potwierdzania autentyczności dokumentów elektronicznych. Rosnąca popularność tzw. usług zaufania wynika z faktu, że firmy aktywnie korzystające z rozwiązań cyfrowych są coraz bardziej świadome zagrożeń wyłudzeniami, oszustwami i atakami hakerskimi.
– Firmy kładą coraz większy nacisk na bezpieczeństwo dokumentów udostępnianych na zewnątrz czy wymienianych z klientami. Podpisując umowę, chcą mieć gwarancję, że ma ona rzeczywiście taką treść, jaka została uzgodniona między stronami. Z kolei wysyłając fakturę do klienta, chcą mieć pewność, że otrzymał właściwy dokument, a nie np. fakturę podstawioną przez hakerów – mówi Elżbieta Włodarczyk, dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR – firmie specjalizującej się m.in. w dostarczaniu usług zaufania.
Jak zabezpieczyć dokumentację firmy?
Według badań przeprowadzonych przez Stuarta Madnicka z Massachusetts Institute of Technology na potrzeby raportu Apple’a w latach 2013–2022 liczba naruszeń danych wzrosła trzykrotnie. Tylko w 2023 roku łupem cyberprzestępców padło w sumie 2,6 mld informacji. W tym samym roku, jak wskazuje KPMG, w Polsce aż 66 proc. przedsiębiorstw zmagało się z problemami związanymi z bezpieczeństwem danych. Świadomość zagrożeń sprawia, że firmy coraz bardziej odpowiedzialnie podchodzą do kwestii obrotu danymi, cyberbezpieczeństwa i autoryzacji dokumentów.
– Żeby zabezpieczyć swoje dokumenty, firmy mogą wykorzystać podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczną albo znakowanie czasem. To usługi zaufania, które pozwalają chronić dokumenty przed nieautoryzowanymi zmianami i dają odbiorcy możliwość zweryfikowania, kto jest autorem danego dokumentu. Przykładowo, jeżeli fakturę, którą wysyłamy do kontrahenta, opatrzymy pieczęcią elektroniczną, to odbiorca będzie miał pewność, z jakiej firmy czy instytucji ona pochodzi i czy rzeczywiście jest to faktura, którą powinien opłacić – wyjaśnia Elżbieta Włodarczyk.
Podpis elektroniczny coraz popularniejszy
Według danych przytaczanych przez KIR w latach 2018–2023 zainteresowanie podpisem elektronicznym na polskim rynku zwiększyło się trzykrotnie. E-podpis pozwala na digitalizację pracy i eliminację papieru z formalnej komunikacji, umożliwiając zredukowanie nawet o 75 proc. kosztów obsługi dokumentacji. Sygnowanie dokumentu elektronicznym podpisem kwalifikowanym jest równoważne ze złożeniem na nim odręcznego podpisu i ma taką samą wagę prawną. Można nim opatrzyć dowolny dokument, w tym np. umowy cywilnoprawne, sprawozdania finansowe przesyłane do Krajowego Rejestru Sądowego czy oferty przetargowe. E-podpis może być również wykorzystywany w kontaktach między osobami prywatnymi lub między osobą prywatną a firmą.
Czym jest pieczęć elektroniczna?
Nieco inaczej jest w przypadku kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, czyli cyfrowego odpowiednika tradycyjnej pieczęci firmowej. W przeciwieństwie do podpisu elektronicznego e-pieczęć nie zawiera danych osobowych, ale wyłącznie dane podmiotu, m.in. nazwę rejestrową, identyfikator, np. NIP oraz adres. E-pieczęć przeznaczona jest dla firm, które chcą mieć pewność, że w obiegu znajdują się tylko autoryzowane przez nie dokumenty. Za pomocą e-pieczęci można sygnować praktycznie wszystkie dokumenty wymieniane z urzędami i kontrahentami, w tym m.in.
- regulaminy,
- e-faktury,
- dokumenty księgowe,
- zaświadczenia i sprawozdania,
a także potwierdzać odbiory i nadania oficjalnej korespondencji. Co ważne, e-pieczęć będzie również wspierać wdrożenie regulacji dotyczących KSeF, czyli Krajowego Systemu e-faktur, który docelowo będzie dla przedsiębiorców obligatoryjny.
– E-pieczęć funkcjonuje już od 2016 roku. Wtedy zostało wdrożone unijne rozporządzenie umożliwiające wykorzystanie tego narzędzia do zabezpieczenia dokumentów elektronicznych – mówi dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR.
Zasady stosowania e-pieczęci
– Zastosowanie e-pieczęci jest bardzo proste. Użytkownik może wybrać pieczęć elektroniczną zapisaną na karcie kryptograficznej. Wówczas wkłada kartę do czytnika, podaje PIN i pieczęć generuje się automatycznie na dokumencie. Natomiast drugą opcją jest wykorzystanie pieczęci mobilnej. Wtedy użytkownik nie potrzebuje żadnego fizycznego nośnika. Wykorzystuje jedynie aplikację mobilną na telefonie, która generuje kody zabezpieczające dostęp do danych niezbędnych do złożenia pieczęci.
Kwalifikowana pieczęć mobilna to nowe narzędzie. Działa na dowolnym urządzeniu, jak laptop czy smartfon, bez potrzeby korzystania z czytników, kart i dodatkowego oprogramowania. KIR udostępnia je w sposób całkowicie zdalny:
- na portalu mSzafir.pl (do każdej e-pieczęci dołączany jest kwalifikowany znacznik czasu),
- w aplikacji mobilnej mSzafir,
- w dowolnej aplikacji posiadającej funkcjonalność generowania pieczęci.
Przedsiębiorcy mogą wybrać wariant z terminem ważności wynoszącym rok lub dwa lata i z optymalnym dla siebie pakietem: od 500 do 100 tys. sztuk pieczęci.
Czytaj tez >> Firmy mogą się już ubiegać o fundusze z nowej perspektywy
Podpis elektroniczny gwarancją bezpieczeństwa?
– Zarówno pieczęć, jak i podpis elektroniczny są bezkonkurencyjne, jeśli chodzi o zapewnienie autentyczności dokumentów elektronicznych. Trudno sobie wyobrazić rozwiązanie, które byłoby równie wygodne, a przy tym bezpieczne – dodaje Robert Podpłoński, radca prawny w Departamencie Prawnym w KIR.
– Oba te narzędzia są uregulowane prawnie i mają powszechne zastosowanie. Zabezpieczenie dokumentów elektronicznych e-pieczęcią lub e-podpisem zapewnia im odpowiednią moc prawną zarówno w obiegu, jak i podczas ich przechowywania i archiwizacji. Mobilne wersje obu narzędzi – pieczęci i podpisu – to dalsze ułatwienie. Żeby dokonać potwierdzenia autentyczności i integralności dokumentów elektronicznych, nie potrzebujemy karty i czytnika, wystarczy telefon z dostępem do internetu.
Ekspert KIR podkreśla, że elektroniczny podpis kwalifikowany to narzędzie uregulowane prawnie od początku lat dwutysięcznych. Zatem jego zastosowanie ma prawie 25-letni staż. Z kolei pojęcie i regulacje dotyczące e-pieczęci wprowadzono w 2014 roku, w unijnym rozporządzeniu eIDAS (ang. Electronic Identification, Authentication and Trust Services).
– Ranga tej regulacji jest nadrzędna w stosunku do polskiej ustawy. Dzięki temu e-podpis i e-pieczęć to narzędzia używane i honorowane w całej Unii Europejskiej. Można je stosować na takich samych zasadach w Polsce i za granicą. To ułatwia prowadzenie międzynarodowych relacji biznesowych – mówi Robert Podpłoński.
Mogą zainteresować Cię również
Programista robotów: Gdzie pracować? Video z ekspertem.
Zapraszamy do obejrzenia drugiej części nagrania z ekspertką – Dobromiłą Włodarską (robotycy.com) na temat pracy programisty robotów przemysłowych.
Transformacja polskiego przemysłu stalowego na europejskim rynku stali. Długofalowe zmiany rynkowe w ujęciu historycznym, cz. II
Z artykułu dowiesz się: czy jest szansa na obniżenie energochłonności w hutach w Polsce; czy przemysł hutniczy inwestuje w innowacyjne rozwiązania;
Targi FASTENER POLAND® – eksperci branży elementów złącznych z całego świata znowu spotkają się w Krakowie
Targi FASTENER POLAND®, które 25-26 września odbędą się w EXPO Kraków, to jedyne międzynarodowe targi elementów złącznych organizowane w Europie Środkowo-Wschodniej. Od siedmiu lat Targi FASTENER POLAND® są kluczowym forum wymiany do...
Jakość procesu cięcia laserowego blach stalowych – wpływ zawartości krzemu i innych pierwiastków stopowych
Przeprowadzono analizę czynników i parametrów decydujących o jakości procesu cięcia laserowego. Zestawiono blachy stalowe o gwarantowanej przez producentów jakości cięcia laserowego laser grade steels. Opisano wpływ zawartości krzemu i innych pierwiastków stopowy...
Nearshoring i friendshoring to szansa dla rozwoju branży TSL
W obliczu globalnych wyzwań, firmy coraz częściej decydują się na przeniesienie produkcji bliżej rynków zbytu. Trend ten zyskuje na sile, a Europa staje się atrakcyjną lokalizacją dla nowych inwestycji. Szczególną popularnością cieszą się koncepcje nearshoringu i friendshori...
Jakość procesu cięcia laserowego blach stalowych – wpływ zawartości krzemu i innych pierwiastków stopowych
Przeprowadzono analizę czynników i parametrów decydujących o jakości procesu cięcia laserowego. Zestawiono blachy stalowe o gwarantowanej przez producentów jakości cięcia laserowego laser grade steels. Opisano wpływ zawartości krzemu i innych pierwiastków stopowy...
Niekonwencjonalne metody kształtowania plastycznego
W artykule przedstawiono koncepcje czterech niekonwencjonalnych metod przeróbki plastycznej: kucia z oscylacyjnym skręcaniem, kucia z poprzecznym ruchem stempla, walcowania z poprzecznym ruchem walców oraz kucia segmentowego. Metody te umożliwiają wytwarzanie wyrobów o nietypo...
Współczesne trendy rozwojowe w obróbce skrawaniem
Obróbka skrawaniem w technologii maszyn zajmuje miejsce w grupie obróbki kształtowej – ubytkowej. Jest wiodącą techniką wytwarzania i na razie nic nie wskazuje na to, aby miało się to zmienić. Zastosowanie obróbki skrawaniem jest bardzo szerokie...
System zarządzania magazynem elementów złącznych
WMS to system zarządzania magazynem, który umożliwia kontrolowanie łańcucha dostaw. Jakie funkcje posiada?
Relacja ze szkolenia „Fotowoltaika na dachach płaskich”
12 września 2024 roku w Strykowie odbyło się szkolenie pt. „Fotowoltaika na dachach płaskich”, zorganizowane przez Stowarzyszenie DAFA. Było to pierwsze takie przedsięwzięcie w Polsce, poświęcone szczegółowym aspektom projektowania i realizacji instalacji fotowoltaicznych na d...
Przepis na sukces firmy ARSTON
Kaliska firma specjalizuje się w cięciu, wykrawaniu i gięciu długich elementów z blach. Abysprostać oczekiwaniom klientów, stawia na wysoką technologię i innowacyjne rozwiązania.Od 2011 r., czyli od początku działalności, ARSTON pracuje na obrabiarkach niemieckiegopotentata,...
Odporność stali nierdzewnej na korozję w świetle obróbki spawaniem TIG
Proces spawania stali wiąże się między innymi z negatywnymi skutkami, takimi jak podatność na korozję czy też odbarwienia. Jakie metody pozwalają zatem im zaradzić? Z artykułu dowiesz się:
Polska nie może się uwolnić od węgla. Brak inwestycji w modernizację sieci elektroenergetycznych
W Polsce ponad połowa linii elektroenergetycznych jest starsza niż 30 lat, a spory odsetek ma już ponad pół wieku. To powoduje coraz większe utrudnienia w zakresie możliwości przyłączania odnawialnych źródeł energii – dane URE pokazują, że liczba odmów przyłączenia do sieci z ...
Znamy laureatów nagrody Złoty Medal targów MODERNLOG 2024
Poznaliśmy produkty wyróżnione prestiżową nagrodą Złotego Medalu na targach Logistyki, Magazynowania i Transportu MODERNLOG 2024 oraz ITM INDUSTRY EUROPE 2024. Laureaci zawalczą teraz o Złoty Medal Wybór Konsumentów. W minionym tygod...
Kwazikryształy – aperiodyczne struktury w stopach metali
Z artykułu dowiesz się: czym są kwazikryształy;jakimi cechami się charakteryzują;gdzie mogą znaleźć zastosowanie. 5 października 2011 roku izraelski badacz Dan Shechtman o...
5 problemów, które wpływają na powodzenie działań restrukturyzacyjnych
Restrukturyzacja przedsiębiorstwa w założeniu ma pomóc firmie wyjść z kryzysu finansowego, uniknąć bankructwa i zaspokoić oczekiwania wierzycieli. W praktyce jednak ten proces nie zawsze kończy się sukcesem. Często, pomimo optymistycznych planów, restrukturyzacja prowadzi do...
Kalendarium wydarzeń
Relacje
OpenHouse 2024: z wizytą u TRUMPF Polska
TRUMPF Polska z sukcesem zorganizowała Dni Otwarte OpenHouse 2024, które odbyły się 12 i 13 września br. Wydarzenie przyciągnęło ponad 200 gości reprezentują...
Sprawdź więcejPolitechnika Krakowska ma nowe laboratorium
25 kwietnia na Wydziale Mechanicznym Politechniki Krakowskiej odbyło się uroczyste otwarcie Laboratorium Ultraprecyzyjnych Pomiarów Współrzędnościowych. &...
Sprawdź więcejSeminarium Obróbki Laserowej 22 marca 2024
22 marca 2024, podczas targów STOM, odbyło się Seminarium Obróbki Laserowej, organizowane przez Politechnikę Świętokrzyską. Zapraszamy do zapoznania się z fo...
Sprawdź więcejKonferencja „Stal, Metale, Nowe Technologie”
20 marca, drugiego dnia targów STOM, odbyła się konferencja „Stal, Metale, Nowe Technologie”, której organizatorem była redakcja portalu dlaprodukcji.pl i dw...
Sprawdź więcej